Spaningar för framtidens arbetsplats
När pandemin slog till i början av 2020 gick många över till att arbeta på distans över nästan en natt. Den traditionella arbetsplatsen är i förändring och vi har fått ompröva tanken på kontorsutrymmet. EFG undersöker hur, var och när vi kommer jobba i framtiden.
Den omfattande övergången till hemmakontoret har lett till nya perspektiv och arbetssätt. Distansarbetet är här för att stanna, åtminstone delvis, och utformningen av framtidens kontor håller på att förändras. Flexibelt arbete, ultimata och individanpassade arbetsplatser och ett ökat fokus på hälsa står i centrum.
Flexibelt arbete under pandemin
Pandemin har påskyndat processen med rörliga arbetsytor som manifesterar sig i hemmakontor, pop-up-arbetsplatser och kontorshotell. Men flexibelt arbete betyder inte enbart arbete på distans utan också att själv kunna bestämma när man jobbar från sin ordinarie arbetsplats och när man jobbar någon annanstans. Den ökade rörligheten visar sig dessutom i mer flexibla arbetstider. När vi inte längre är bundna till en specifik tid eller plats – behöver vi ens ett fast kontor alla dagar i veckan? Eller bidrar flexibiliteten snarare med nya och mer effektiva arbetssätt?
Människan i fokus
Trots teknikens snabba utveckling kommer det vara viktigt att fortsätta erbjuda personliga arbetsplatser som utgår ifrån våra beteenden. De mänskliga förmågorna att känna empati, samarbeta och uppfinna kan inte ersättas eller automatiseras på framtidens kontor.
Under pandemin har det också blivit tydligt att vi jobbar på olika sätt. Vissa kommer föredra att fortsätta jobba på distans, medan andra har ett stort socialt behov och vill vara på kontoret. Vissa mår bra av fasta arbetsrutiner och andra trivs bäst med flexibilitet. Likaså är vissa mer produktiva på förmiddagen och andra på eftermiddagen. Det här gör att arbetsgivare behöver ta större hänsyn till olikheter och anpassa såväl kontorets utformning som arbetssätt efter individuella behov. Men hur ska man tillgodose både de som vill ha en flexibel arbetsplats och de som behöver struktur och fasta kontor? Med största sannolikhet kommer företag att integrera sina arbetssätt i en företagskultur eller profilera sig tydligare för att hitta medarbetare med samma arbetsfilosofi.
Höga krav på design
De som inte jobbar på distans kommer kräva mer av kontorets inredning och design. Därför behöver företag erbjuda en attraktiv miljö som anställda vill vistas i och nya medarbetare lockas av. Det blir allt vanligare att arbetsplatser har en strategisk blandning av olika miljöer med multianvändbara utrymmen och projektdesignade ytor. Det finns också tendenser till mindre och mer omsorgsfullt utformade kontorslokaler. Designen blir en del av företagskulturen – man designar för att uppfattas på ett visst sätt samt för att ge anställda och besökare en bra upplevelse av det fysiska kontoret.
Kontoret som kulturbärare och mötesplats
Även om distansarbetet fortsätter kommer vi ha ett behov av att träffas och vara kreativa tillsammans. Kontoret blir en viktig kulturbärare och mötesplats som ska förmedla gemenskap och tillhörighet. Designen utgår från samarbete, interaktion och relationsbyggande, vilket kan yttra sig i kontorshubbar istället för rader av skrivbord. Generellt präglas framtiden kontor av fler gemensamma samarbetsytor som stödjer behovet av att arbeta självständigt och i grupp samt välkomnande och bekväma grupputrymmen.
Ohälsa i arbetslivet
Stress och ohälsa är ett växande problem i arbetslivet, vilket märktes extra tydligt under 2020. I en undersökning från Arbetsmiljöverket upplevde var tredje tillfrågad arbetsrelaterade hälsoproblem som trötthet och värk. Bakomliggande orsaker var för hög arbetsbelastning, påfrestande arbetsställningar, långvarigt stillasittande samt arbete vid dator. Liknande resultat ses i en studie från Institute for Employment Studies i Storbritannien där över en tredjedel uppgav att de hade ont i nacke och rygg, i detta fall på grund av att de hade arbetat hemifrån.
Kontor för kropp och själ
En studie vid The University of Tennessee at Chattanooga visar att arbetsplatsens utformning och design påverkar alla anställda till viss del, där inverkan var som störst för de som hade en hög allmän uppmärksamhet och ett behov av en estetiskt tilltalande arbetsplats. Resultaten visar även att vissa visuella element, som naturligt ljus eller färgglada dekorationer, tenderade att öka den upplevda estetiken i en arbetsyta. I studien dras slutsatsen att kontor som uppfattas som tråkiga eller färglösa påverkar anställda negativt, sett till arbetsglädje och attityd gentemot företaget.
En annan studie som gjorts vid KTH undersöker hur arkitektur och design påverkar hälsa, välbefinnande och arbetsglädje. Där såg man att upplevelsen skiljde sig åt mellan olika kontorstyper och att det fanns ett samband mellan ökade hälsorisker och missnöje med kontorets utformning. Men den estetiska dimensionen påverkade inte bara hur medarbetare upplevde arbetsplatsen och organisationen som helhet, utan också uppfattningen av hur funktionellt kontoret var. Arbetsmiljöer som är kognitivt understimulerande eller rent av fula kan även leda till att stressnivåerna stiger, enligt forskning som uppmärksammas av den ideella organisationen Association for Psychological Science.
Omgivningar har stor påverkan på våra hjärnor och hur vi upplever arbetsplatsen är viktigt för både prestation och trivsel, men det handlar inte bara om den fysiska miljön. Även sociala och psykologiska dimensioner bör inkluderas genom ytor för återhämtning, umgänge och stimulans. Med möbler som modulsoffan Mingle kan man skräddarsy arbetsplatsen efter de anställdas behov eller med ett uttryck som speglar företagets kultur.
Satsningar på hälsa och ergonomi
Fokus på hälsa och ergonomi blir allt viktigare för en långsiktigt hållbar arbetsmiljö, men också som en förutsättning för medarbetares kreativitet, produktivitet och engagemang. Enligt Arbetsmiljöverket presterar medarbetare med arbetsplatsproblem 38 % sämre än de med en hälsosam arbetsmiljö. En studie från McKinsey Global Institute visar också att företag som satsar på trivsel och investerar i anställdas hälsa ser flera positiva effekter, som minskad stress och färre sjukskrivningar. Att företag anstränger sig för att säkerställa sina medarbetares hälsa är också något som uppskattas på arbetsplatsen. Med tanke på att hälsoproblem som stress, trötthet och värk är så pass vanliga idag behöver arbetsgivare kunna erbjuda en sund arbetsmiljö med god ergonomi för att ses som attraktiva.